Guia Completo: Como Emitir Nota Fiscal de Serviço para o Exterior

Você que trabalha com empresas de fora do Brasil pode ter aquela dúvida cruel: como emitir minha nota fiscal de serviço para o exterior?

Mesmo recebendo em moeda estrangeira preciso emitir a NF? E se não trago os valores para o Brasil? E se faço mais de uma operação de câmbio com o mesmo pagamento recebido? Qual o valor que devo colocar na NF?

Essas são algumas das dúvidas comuns que você pode ter. Neste guia, compilamos os principais cuidados para emissão da nf e o passo a passo para realizá-la. Lembre-se, a emissão é obrigatória!

Principais Aprendizados do Guia:

• Entender os tipos de documentos que preciso emitir ao prestar serviço ao exterior.
• Aprender as etapas para a emissão da nota fiscal de serviços.
• Dominar a melhor forma de receber o pagamento internacional.

O que preciso emitir ao realizar um serviço para empresas de fora do país?

Se você tem uma empresa no Brasil e realiza a prestação de um serviço para empresas do exterior, é necessário emitir uma nota fiscal de exportação de serviços. Esta emissão é uma exigência fiscal do governo brasileiro e tem como objetivo comprovar que um serviço foi prestado no exterior. Além disso, para garantir a legalidade da transação, o prestador de serviço deve emitir uma invoice, que será a comprovação do serviço prestado.

A exportação de serviços é diferente da venda de produtos e requer atenção especial aos detalhes fiscais e contábeis. É necessário utilizar o código fiscal de operações e prestações correto na nota fiscal e garantir que todas as informações sobre a prestação de serviços para o exterior estejam corretas.

Diferença entre invoice e nota fiscal

A nota fiscal é do Brasil e a invoice é global. A nota fiscal ajuda com impostos locais. Já a invoice funciona como um documento de cobrança da sua empresa para o contratante no exterior.

A emissão da invoice para o fisco brasileiro não costuma ser obrigatória (depende da forma como a sua contabilidade fará a gestão contábil), mas na maioria dos casos é necessário para a empresa que te contrata lá fora. Também será necessária para as suas operações de câmbio, uma vez que é o documento analisado pela instituição responsável por fazer a conversão dos seus pagamentos, para que possam ser enquadrados e registrados corretamente junto ao Banco Central.

Quando você deve emiti-las?

Existem duas formas que você pode escolher para emitir a sua NF. Cada uma terá um passo e momento diferente:

Emissão antes da operação de câmbio:

Ao emitir sua nota fiscal junto com a sua invoice, antes do recebimento do pagamento, a nota fiscal deverá considerar a cotação do câmbio oficial (PTAX) na data de emissão. O montante recebido em moeda estrangeira deve ser multiplicado por esta cotação, e o resultado dessa multiplicação será o valor em reais que você usará para emitir a nota fiscal.

• Recebimento do Pagamento:
  • Quando você receber o valor pelo serviço prestado na sua conta bancária já em BRL, pode haver uma diferença entre a cotação do câmbio da data de emissão da nota fiscal e a cotação utilizada no momento do recebimento.
  • Por exemplo, se no dia da emissão o dólar (PTAX) estava em R$ 5,20, mas no dia do recebimento a cotação era de R$ 5,30, você terá recebido R$ 0,10 a mais por dólar do que o inicialmente declarado.

Essa diferença precisa ser contabilizada adequadamente:

• Se o valor recebido for maior do que o declarado na nota fiscal, a diferença deve ser registrada como “receita financeira de câmbio” e irá compor a base tributária da sua empresa.
• No caso inverso, se o valor recebido for menor do que o declarado na nota fiscal, a diferença será contabilizada como uma despesa financeira, reduzindo o lucro da sua empresa.

Na prática, é essencial manter o controle dessas diferenças e informá-las à sua contabilidade para os devidos registros. Desta forma, todas as variações cambiais serão corretamente contabilizadas, impactando adequadamente a base tributária da sua empresa.

Emissão após a operação de câmbio:

Neste caso, você emitirá sua nota fiscal assim que fizer a operação de câmbio.

• Quando a operação de câmbio é efetivada, você receberá o seu contrato de câmbio: documento que comprova a sua operação e formaliza a cotação usada, trazendo o valor exato recebido em reais na sua conta bancária no Brasil.
• Este valor será usado para a emissão da sua NF.

Com a TechFX, você tem a opção de realizar fechamentos de câmbio parciais de um pagamento recebido. Para cada um deles, você receberá um contrato de câmbio específico. Cada contrato pode ser usado para a emissão de uma nota fiscal.

Da forma acima, você estará regular perante o fisco e com a empresa contratante no exterior. Isso simplifica o processo, pois você utilizará na emissão da nota fiscal o mesmo valor da cotação do câmbio negociado, além de não antecipar sua carga tributária, já que ela se baseia na data da emissão das suas notas fiscais.

O Passo a Passo da Emissão de Notas Fiscais:

Indicamos que antes da emissão da nota fiscal, seja realizada a emissão da Invoice, não detalharemos neste guia como realizá-la, mas caso você já seja cliente da TechFX pode gerá-la de maneira automática dentro da plataforma. Para mais informações acesse o guia:

Emitindo a Nota fiscal: 

1. Acesse o Sistema de Emissão de Notas Fiscais:
   Entre no site da prefeitura ou no sistema utilizado para a emissão de notas fiscais eletrônicas e inicie a emissão de uma nova nota.
   
2. Preencha os Dados do Prestador:
   Complete com seus dados (CNPJ, endereço, etc.).
3. Preencha os Dados do Tomador de Serviço:
   Insira os dados do cliente no exterior (Importante que em localização você escolha “Exterior”).
4. Detalhe o Serviço Prestado:
   Descreva o serviço realizado e informe o valor em moeda estrangeira.
5. Calcule e Informe o Valor em Reais:
   Utilize a cotação do câmbio oficial (PTAX) do dia para converter o valor do serviço para reais ou utilize o contrato de câmbio como documento base para a emissão.
6. Adicione Informações Adicionais:
   Se necessário, insira informações adicionais como a natureza do serviço, número do contrato de câmbio, e qualquer outro detalhe relevante para a transação.
7. Finalize e Emita a Nota Fiscal:
   Revise todas as informações, confirme e emita a nota fiscal. Certifique-se de salvar ou imprimir uma cópia para seus registros.

Plataformas de recebimento (e por que escolher a TechFX)

A escolha da plataforma de câmbio correta é uma etapa importante para prestar serviços ou trabalhar para empresas do exterior, o que você deve considerar na escolha:

• As taxas aplicadas pela plataforma;
• O quanto ela facilita o processo de recebimento;
• Seu grau de autonomia em gerenciar o seu dinheiro;

Caso esses 3 pontos façam sentido para você, queremos te convidar a conhecer a TechFX. Somos uma operação de câmbio dedicada a atender profissionais que prestam serviços para o exterior. Ajudamos nos recebimentos em moeda estrangeira e na conversão para reais. Taxas justas, facilidade e autonomia são princípios que nos guiaram desde o dia 01. Nossos mais de 2.000 clientes tem acesso a:

• Taxa de 0,5% (sem asteriscos) e IOF Zero.
• Automação de Invoices.
• Autonomia de escolha do momento de conversão (Modo Controle).
• Conversões automáticas, caso você não queira acompanhar o câmbio (Modo Conveniência).
• Atendimento personalizado.

Junte-se a eles e realize o cadastro no link: https://techfx.com.br/

Conclusão e dicas finais:

Emitir nota fiscal de serviços para o exterior não é tão difícil como pensamos. Com algumas alterações, você vai ver que é bem semelhante às notas fiscais dentro do Brasil. 

Aqui vão algumas dicas finais para fazer a emissão da nota fiscal para o exterior ser mais fácil:

1. Tenha sempre os dados certos da empresa de fora e seus. Isso ajuda a preencher a nota fiscal do jeito certo.
2. Não esqueça de completar todos os espaços obrigatórios. Isso evita problemas futuros com informações erradas na nota.
3. Fique de olho nas datas de validade. Notas mais antigas que 360 dias, por exemplo, não são aceitas.
4. Ter um contador focado em notas fiscais para fora ajuda muito. Eles conhecem bem o assunto e vão te guiar no que precisa ser feito.

Seguindo essas dicas, você melhora o processo de emitir nota fiscal no exterior. Isso garante transações internacionais eficientes e seguras.

Dúvidas comuns sobre a emissão (a sua pode estar aqui):

Como funciona o sistema de emissão de nota fiscal de serviço?

O sistema de emissão de notas fiscais pode variar conforme a região e a empresa. Normalmente, o processo inclui a utilização de software específico que gere a nota fiscal, incluindo detalhes como a discriminação dos serviços prestados e o valor total. É importante ter um certificado digital para validar a autenticidade do documento.

Quais são os principais impostos sobre a exportação de serviços?

A exportação de serviços está geralmente sujeita a algumas regras fiscais específicas. Apesar de haver isenção do PIS e COFINS para serviços exportados e em alguns casos também a isenção de ISS, a empresa precisa estar atenta à base para cálculo de imposto conforme as regras da Receita Federal.

Como faço o cadastro do seu cliente no exterior para gerar a nota fiscal de serviço?

Para fazer o cadastro do seu cliente no exterior, você precisa reunir todas as informações relevantes, como nome, endereço, número de identificação fiscal no país de origem e detalhes do serviço contratado. Esse procedimento é essencial para a correta emissão da invoice e nota fiscal.

O que devo incluir na descrição dos serviços na nota fiscal?

A descrição dos serviços na nota fiscal de exportação de serviço deve ser detalhada e clara, incluindo todos os aspectos do serviço prestado, valores envolvidos e qualquer outra informação relevante. Isso facilita a transparência e o entendimento tanto para o cliente quanto para fins fiscais.